Forslag til ny bankløsning

Flere lokalforeninger har på dialogmøder med sekretariatet påpeget, at bankernes krav til dokumentation og opkrævning af høje gebyrer kan være svære at håndtere. Sekretariatet er derfor gået videre med at afdække udfordringerne og finde løsninger, der virker på et landsdækkende niveau. Det blev også nævnt på lokalforeningsmødet i Middelfart den 7. oktober.

Lokalforeningsmødet i Middelfart den 7. oktober havde deltagelse af 96 medlemmer.

Foto: Grænseforeningen

Sekretariatet har gennemført en mindre rundspørge hos kasserere og formænd i lokalforeningerne. 17 lokalforeninger har svaret. Konklusionen er dog ikke entydig.

Der blev stillet fire spørgsmål:

Oplever I, at bankerne stiller meget omfattende krav til kontrol og dokumentation?
Oplever I, at bankerne afviser jer som kunder eller stiller særlige krav?
Bliver I opkrævet gebyrer, der er urimeligt høje i forhold til indestående og årlige bevægelser?
Hvilke vilkår gælder for jeres konti?

Sammenfatning af svarene:

De lokalforeninger, der bruger Danske Bank bliver behandlet godtog betaler pt. 300 kr. i gebyrer, de oplever ikke unødigt kontrol etc.
Danske Bank har informeret flere lokalforeninger om, at vilkårene ændres, så der fremover skal betales et gebyr på 950 kr. om året og 500 kr. ved ændring af fuldmagter.
Desuden ændrer Danske Bank de almindelige forretningsbetingelser fra forbrugere til erhverv, hvilket vil stille lokalforeningerne ringere.
Nogle lokalforeninger gør brug af andre lokale pengeinstitutter, hvor gebyrerne er acceptable, men der stilles i nogle tilfælde krav om, at en eller flere i lokalforeningsbestyrelsen selv skal have konto i banken.
Enkelte betaler op mod 2000 kr. i gebyr om året for at have deres konto i banken.
En lokalforening gør brug af en personlig konto velvidende, at dette langt fra er uproblematisk.

Fælles udfordringer

Ved siden af de enkelte lokalforeningers udfordringer, oplever sekretariatet, en yderligere problematik i betjeningen af lokalforeningernes selvstændige bankløsninger

Ved i dødsfald i lokalforeningsbestyrelser er det ganske vanskeligt at få lukket konti og realiseret indestående, da banker kræver fuldmagter fra de bestyrelsesmedlemmer, som netop ikke er mere.

Senest har dette også betydet, at en lokalforenings penge er fastlåst i skifteretten, fordi det ikke umiddelbart er synligt, om der er tale om afdødes penge eller lokalforeningens. Sekretariatet bistår i denne proces, men et godt resultat er tvivlsomt.

Løsninger på bank-udfordringen

Der er tre muligheder fremadrettet, som foldes ud nedenfor. De tre muligheder er:

At det forbliver som nu (hvor landsorganisationen kun kan hjælpe som depotindehaver).
Landsorganisationens sekretariat er indgang til bank, dvs. en fælles løsning, hvor kassérarbejdet bliver i lokalforeningerne.
Landsorganisationen er indgang til bank og hjælper med en del af kassérarbejdet.

1. Som nu (hvor landsorganisationen kun kan hjælpe som depotindehaver)

Hver enkelt lokalforening vælger sin egen bank og har individuelle løsninger og derfor individuelle priser og individuelle betingelser.

Der er enkelte lokalforeninger, der allerede i dag har deponeret et beløb vedlandsorganisationen. Dette erstatter ikke, at lokalforeningen selv skal have en bankkonto.

Alle lokalforeninger kan også fremadrettet gøre brug af at deponere et beløb. Det indbefatter:

Der er overført et beløb fra lokalforeningen til landsorganisationen, som har bogført beløbet på en mellemregning med lokalforeningen.
I løbet af året kan lokalforeningen sende en mail til adm@graenseforeningen.dk med en anmodning om overførsel af et beløb. I mailen skal der angives hvilket registrerings- og kontonummer beløbet skal overføres til.
Hvis lokalforeningen ønsker det, kan den anmode om at kontingentafregningen overføres til mellemregningen.
Når lokalforeningen skal udarbejde årsregnskab, kan den fremsende en mail til adm@graenseforeningen.dk og anmode om et kontoudtog for mellemregningen.
Løsningen er gratis for lokalforeningerne.

2. Landsorganisationen er bank

En anden mulighed er, at Landsforeningen fungerer som indgang til fælles bank for de lokalforeninger, som ønsker det.

Lokalforeningerne:

vil skulle være kunde i Danske Bank.
vil hver især kunne tilgå deres egen konto via en netbank-løsning.
vil modtage et MasterCard eller et Visa/Dankort og kan såvel hæve og betale med dette.
kan selv at betale leverandørfakturaerne.

Betingelser er:

Ved oprettelse skal lokalforeningen give fuldmagt til sekretariatet, så sekretariatet får adgang til lokalforeningernes konti og kan bistå lokalforeninger. Herunder når bestyrelsesmedlemmer går bort eller i ekstraordinære situationer kan hjælpe med at betale leverandørfakturaer og udlæg (hvis lokalforeningen sender udlæg og leverandørfakturaer i PDF-format til Grænseforeningens mail).

Prisen for lokalforeningerne hver især er:

Danske Bank kræver et oprettelsesgebyr på 1.500 kr. for nye kunder.
Der kræves et gebyr på 500 kr. ved at tilknytte kontoen til Grænseforeningens bankløsning.
Der skal betales et årligt gebyr på 950 kr. til Danske Bank.

Løsningen sikrer enhver lokalforening en bankforbindelse med samme serviceniveau, og at sekretariatet har adgang til kontoen ved bortfald af bestyrelsesmedlemmer.

Løsningen kan etableres for hver enkelt lokalforening - der er ikke et krav om et vist antal foreninger.

3. Landsorganisationen overtager bankopgaverne og hjælper med en del af kasser-arbejdet

En tredje mulighed er, at Grænseforeningen fungerer som bank, dvs.:

Lokalforeningerne:

vil skulle være kunde i Danske Bank.
vil hver kunne tilgå deres egen konto via en netbank-løsning.
vil modtage et MasterCard eller et Visa/Dankort og kan såvel hæve på og betale med dette.
kan selv at betale leverandørfakturaerne.

Betingelser er:

ved oprettelse skal lokalforeningen give fuldmagt til sekretariatet, så sekretariatet får adgang til lokalforeningernes konti.

Derudover vil sekretariatet hjælpe med en del af kasser-arbejdet. Herunder:

Hvis det er ønsket af lokalforeningen, kan landsforeningens sekretariat betale leverandørfakturaer og udlæg, hvis lokalforeningen sender udlæg og leverandørfakturaer i PDF-format til Grænseforeningens mail.
At stå for al bogføring. Grænseforeningen har både bankinformationerne og bilagene til at kunne bogføre igennem bankløsningen.
Udarbejde årsregnskab for de lokalforeninger, der er tilknyttet aftalen.

Prisen for lokalforeningerne hver især er:

Et årligt gebyr på 500 kr. inkl. moms, der betales til Grænseforeningen. Dette indgår i den årlige afregning af medlemskontingentet, Flensborg Avis-abonnementer mv. (Lokalforeningerne betaler ikke oprettelsesgebyr).

Løsningen sikrer enhver lokalforening en bankforbindelse med samme serviceniveau og at sekretariatet har adgang til kontoen ved bortfald af bestyrelsesmedlemmer.

Løsningen er mulig til en markant bedre pris end den anden rene bankløsning, da forudsætningen er, at 25-30 lokalforeninger indgår i det. Dette skyldes, at der skal ansættes en deltidsansat i sekretariatet til opgaven.

Læs mere:

Oversigt over de tre løsninger

Spørgsmål og svar:

Skal landsorganisationen nu til at bestemme, hvordan lokalforeningerne bruger penge?

Nej. Slet ikke.

Den lokale bestyrelse skal stadig bestemme, hvad den lokale forening sætter i gang. Og den lokale kasser skal i alle tre løsninger bistå med at betale for arrangementer, ture mm., som bestyrelsen igangsætter. Landsorganisationen tilbyder alene at være bank på samme måde som lokalforeningerne har bank i dag (løsning 2) eller at være bank, som lokalforeningerne har bank i dag, og at hjælpe med bogføring af de udgifter, lokalforeninger selv har valgt samt årsregnskabet.
Hvordan afregner vi, når en frivillig har bagt kage eller lignende? Eller honorarer? Og hvordan skal det helt konkret foregå?

Afregning foregår ligesom i dag. F.eks. ved kagebagning, så sendes den bon, der knytter sig til købet af dagligvarer til kassereren (eller ved løsning 3 til sekretariatets administration) og pengene overføres enten som kontooverførsel eller via MobilePay. Honorar aftales med den pågældende og betales som aftalt. Bilag sendes til kassereren (eller ved løsning 3 til sekretariatets administration).

Hvis 3. løsning vælges, så afregnes der ved at man downloader en app på sin telefon. Appen bruges også af sekretariatet og landsforeningens bestyrelse i dag. Når man åbner appen, kan man tage et billede af kvitteringen (eks. bon fra Netto). Nedenfor skriver man i et tekstfelt, hvad der er købt (f.eks. "Indkøb til kage til generalforsamling i lokalforeningen Sønderborg"). Herefter trykkes "Send".

Sekretariatet vil holde onlinemøder og introducere dette på samme måde, som der er i forbindelse med Collect mv.
Til løsning 3 - hvordan får lokalforeningerne årsregnskabet og kan man selv bestemme, hvordan det ser ud?

På baggrund af de bilag der bliver indsendt via appen og den kontingentafregning, som sekretariatet i forvejen står for (herunder afregning ift. Flensborg Avis) vil sekretariatet udarbejde årsregnskaberne. Der vil blive udviklet en skabelon, der ligner den landsorganisationens sekretariat, bruger til sit årsregnskab i dag, som alle lokalforeningernes regnskaber vil blive sat op i. Man kan altså ikke få lov at designe sit eget.
Hvordan får bankløsningerne betydning for indberetning af b-indkomst for foredragsholdere?

Lokalforeningerne indberetter i dag selv B-indkomst for foredragsholdere, hvis det er relevant. Det har ikke været muligt at få et klart svar fra SKAT på, hvorvidt landsorganisationen kan indberette på lokalforeningernes vegne med de nye løsninger. Det er dog næppe praktisk muligt, da lokalforeningerne har deres egne cvr-numre. Alternativt ville det kræve, at sekretariatet får et såkaldt medarbejder-login til samtlige lokalforeninger. Sekretariatet kan undersøge, hvor mange, der har indberettet B-indkomst for at skabe et overblik over udfordringens omfang, hvis lokalforeningerne vurderer det relevant.
Hvordan får bankløsningerne betydning for betaling af KODA-afgift og muligheden for fælles KODA-aftaler?

Opgaven med betalingen af KODA-afgift ligger hos de enkelte lokalforeninger. Sekretariatet i landsorganisationen har ikke overblik over, hvor mange arrangementer i lokalforeningerne, der er omfattet af KODA-reglerne og som derfor bør betale afgift. Der er intet praktisk til hinder for, at landsorganisationen indberetter/betaler på lokalforeningernes vegne eller at der arbejdes på en kollektiv musiklicens med KODA. Dette gælder både, hvis lokalforeningerne ønsker en af de nye bankløsninger og hvis vi fortsætter som i dag.
Hvordan kan løsningen, hvor lokalforeningerne får mest hjælp, være den billigste?

Løsning 3 er naturligvis heller ikke den billigste samlet set. Men landsorganisationen afholder omkostningerne til oprettelse mv. Det har bestyrelsen valgt, fordi man gerne vil tilbyde denne attraktive løsning, der samtidig afhjælper et andet problem. Nemlig at sekretariatet ofte hører, at det er svært at finde bestyrelsesmedlemmer lokalt, og særligt svært at finde kasserer. Hvis vi kan gøre det nemmere at være kasserer (fordi man nu kun skal bistå med betaling - ikke bogføring og årsregnskab), så kan det være at det bliver lettere at være lokalbestyrelse og mere attraktivt for nye. Det vil bestyrelsen i landsorganisationen gerne hjælpe med.
Hvorfor skal der være 25-30 lokalforeninger for at løsning 3 igangsættes?

Hvis sekretariatet fremadrettet skal stå for 25-30 årsregnskaber ud over landsorganisationens, GFU's og for de fonde, Grænseforeningens administrerer, så skal der ansættes en deltidsmedarbejder til det. Det kan kun hænge sammen, hvis der er opgaver nok til en reel stilling. Derfor skal mange være med, så løsningen kan gennemføres.
Mister lokalforeningerne noget selvstændighed ved disse løsninger? Og betyder det i denne sammenhæng noget, at Grænseforeningen som landsorganisation modtager penge på finansloven?

Nej. Lokalforeningernes forhold ændrer sig ikke ved at de har en anden bankforbindelse end i dag, eller at landsorganisationen hjælper dem med konkrete kassereropgaver. Det svarer helt overens med at landsorganisationen i dag bistår med medlemssystemet Collectaz og kontingentopkrævning mv.

Grænseforeningen er en selvstændig privat forening. Grænseforeningen har en årlig resultataftale med Sydslesvigudvalget under Kulturministeriet. Aftalen indeholder driftsopgaver vedrørende konkrete opgaver med folkeoplysning om det danske mindretal. Til disse opgaver knyttes der mål og økonomi. Hvis det aftales at en opgave ikke skal løses, frafalder denne del af økonomien. Staten betaler IKKE for direktør, sekretariat eller tilsvarende. Økonomien i resultataftalen udgør under halvdelen af Grænseforeningens ordinære drift. Det betyder at Grænseforeningen er en selvstændig privat forening og skal agere som sådan. Sydslesvigudvalget kan have menig om de konkrete opgaver, men i øvrigt ikke blande sig i foreningens forhold.